北京福建企业总商会秘书处是商会执行机构和办事机构,主要任务是组织实施商会四年发展规划和年度工作计划,落实常务会长办公会、理事会、会员代表大会和会长指示精神,承担商会日常事务各项工作。秘书处由秘书长(执行副秘书长)主持全面工作,下设综合事务部、宣传信息部、商务联络部、会员拓展部、融资服务部、法律维权部等6个部门,各部门工作职责是:
一、执行副秘书长特别助理工作职责:
协助执行副秘书长安排分管部门各项工作和交待需处理的秘书处有关事项;安排执行副秘书长会议、活动;协助处理来信、来访,跟踪、分析、督查秘书处工作部署落实情况;协助审核内刊、简报、网站内容等等。
二、综合事务部工作职责:
综合事务部下设综合管理处、人事行政处和计划财务处,负责秘书处各部门的综合协调和起草的文件、材料(含贺电贺信)审核工作;负责秘书处会议等会务安排,周工作计划收集、拟制、传真下发、落实汇总,做好秘书处机制、文化、思想建设,绩效考评;负责商会文件编号、登记,印章保管、使用登记;负责外来传真、文件、材料、报刊、简讯收集、整理、分发,协助寄送刊报;负责秘书处专职工作人员名片设计、印制;负责接待安排、车辆管理、人才招聘,秘书处人事、考勤登记、加班汇总,档案、保密、安全保卫,值班及卫生轮值安排,秘书处办公内务整理、规范;负责编制和执行预算、财务收支计划,做好会费的收支情况统计工作,编写月、季、年会费使用情况报告;负责搞好核算、出纳、统计报表;负责秘书处工作人员工资、福利、保险,办公用品、礼品统一采购;负责商会固定资产、库管,办公场所租赁、修缮;负责商会机构代码、税务登记、发票申请及发放登记;协助发展职务会员,收取会费。
三、宣传信息部工作职责:
宣传信息部下设宣传策划处和信息网管处,负责编辑《北京闽商》季度刊、《北京闽商快讯》月简报和《商会经济政策信息参考》半月报,及时向会员提供经济政策信息,做好内刊、北京闽商网的广告招商和北京闽商网日常更新、维护、建设、推广,增加商会创收;负责商会重大活动的策划、沟通、协调,协助会员企业、各商会指导宣传活动;负责商会发展规划目标及年度计划、工作总结等重要文稿起草,撰写商会领导讲话稿及调研报告;负责短信群发管理,会议记录、纪要,大事记,会务活动拍摄,会员企业采访,商会品牌建设方案制定、实施,建立专兼职通讯员队伍,会企供求信息收集、发布,作好对外宣传报道;协助发展职务会员,收取会费。
四、商务联络部工作职责:
商务联络部下设商务合作中心和项目联络处,负责商务合作中心日常运营工作,开拓推进商会与会员企业、会外企业业务深入合作,增加商会创收;负责商会对外联络,重要来宾来访接洽,作好兄弟商会工作交流;负责聘请商会顾问,收集顾问和在京各省级及福建异地兄弟商会通讯录,整合资源协助解决会员诉求,做好商会顾问节日慰问;协助寄发刊报(顾问、兄弟商会),贺电贺信起草;负责协调同外地、港澳台和国内外工商社团及工商界代表人士的联系,促进经贸合作;负责组织会员参加国内外投资考察、招商洽谈、项目推介,建立投资项目信息库;大会活动招商方案拟制及执行、发动、落实;协助发展职务会员,收取会费。
五、会员拓展部工作职责:
会员拓展部下设党群工作处、会员发展处和分会拓展处。负责联络、发展直属职务会员,收取新入会员会费;负责组织协调设立分会、专业委员会,吸收团体会员单位,指导帮助各商会开展活动,建立各商会会长、秘书长定期沟通研讨及工作交流机制,贺电贺信起草;负责讲座培训、沙龙论坛、联谊交流等活动,帮助沟通、协调、促进会企之间业务合作;负责联系北京市主管单位,福建省委统战部、省工商联、省政府驻京办和各地市驻京办、兼职副秘书长;负责通知落实会员代表大会、常务会长办公会、理事会、监事会、会企活动;负责轮值会长安排、接洽、值班记录,收集副会长以上会员秘书名单,做好副会长以上和兼职副秘书长名片印制、保管,会员和各商会工作人员来访接洽;负责会员数据库、档案建立、整理,匾证制作、管理、送发、保管,收集、编印会员服务手册、通讯名录;负责会企评先评优、职称评定;协助送寄送刊报(直属会员单位、各分会和团体会员单位);负责做好商会和各分支机构的注册、年检、变更;负责值班律师安排、接洽,为会员依法维权、提供法律援助,解决经济纠纷;负责商会党总支日常事务,工作计划、方案、总结,联络北京市社会工委、市社团办党委、朝阳区委组织部、区非公经济工委,发展党员会员,指导各商会和会员企业探索非公党建工作。
六、融资服务部工作职责:
融资服务部下设融资服务中心,负责与战略合作单位——兴业银行、北京银行、民生银行的联系、沟通、协调,为会员企业提供融资牵线、贷款服务,努力增加商会贷款业务创收;负责与其他金融、担保机构联络、洽商,结成战略合作关系,开拓融资渠道;负责推荐会员企业到各银行机构申请贷款,帮助沟通促成建立三个会员企业以上联保体;负责与各银行机构协调召开各商会融资贷款业务座谈会,跟踪落实会员企业联保联贷及个人抵押贷款情况,发布每月融资贷款数额情况;负责沟通协调银企关系,联络各银行、金融机构为会员企业授信额度,代办信用卡、协助发放债券等银行业务;负责协助寄送刊报(金融、担保机构);协助发展职务会员、收取会费。
七、法律维权部工作职责:
负责作好会员企业法律咨询、法律服务和维权工作。
另外,商会公益慈善工作由北京京华公益事业基金会秘书处负责组织开展。